Auteure : Jesse Lyn Stoner (@JesseLynStoner)
Source : Collaboration Does Not Require Consensus: Team Decision-Making is Situational
Date : 11/03/2015

Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 07/01/2016
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Types_Team_Decisions_fr.pngIl existe six moyens de prendre des décisions pour des équipes. Certaines personnes pensent que dans un environnement collaboratif, le consensus est la meilleure méthode. Mais c’est une grosse erreur.

Prêcher pour le consensus lorsque ce n’est pas réellement nécessaire rend plus difficile la collaboration. Les meilleurs environnements collaboratifs sont situationnels dans leur approche de la prise de décision par l’équipe.

Vous prenez d’innombrables décisions tous les jours. Savoir quand et comment impliquer les autres, et quelle est la meilleure méthode de prise de décision par l’équipe, vous aidera à prendre les bonnes décisions, facilitera la mise en oeuvre et épargnera pas mal de temps sur le long terme.

Les six types décisions en équipe

Individuelle. La personne responsable du résultat prend la décision. Si votre service n’a plus de stylos, le responsable de service peut décider quel type de stylo acheter et passer la commande. Ce serait une perte de temps de consulter les autres. Mais cette méthode ne fonctionne pas si vous prenez une décision qui impacte les autres sans en discuter d’abord avec eux. Souvent les réparateurs prennent plus de temps que si on les avait juste impliqués dès le départ.

Minorité. Un sous-groupe de l’équipe prend la décision, soit en tant que groupe ou en individuel avec le team leader. Cette méthode a du sens lorsque différentes personnes disposent de l’information nécessaire pour prendre une décision intelligente. Cette méthode ne fonctionne pas lorsqu’un sous-groupe élabore et « force » une décision auxquelles les autres personnes de l’équipe n’adhèrent pas.

Majorité. La règle de la majorité est généralement mise en oeuvre par vote ou sondage. La règle de la majorité est souvent supposée appropriée pour toutes les situations d’équipe car elle reflète un système politique démocratique. Pourtant, elle ne garantit pas que la décision sera soutenue et mise en oeuvre sans difficulté. Cette méthode fonctionne le mieux avec de grands groupes. Dans des groupes de plus petite taille, si vous recourez au vote, il est souvent préférable de définir la majorité à plus de 75%, plutôt que d’utiliser la majorité simple (NdT : nombre des votes supérieur aux autres et n’atteignant pas nécessairement la moitié des votes exprimés).

Consensus. La méthode du consensus est l’une des méthodes les plus efficaces mais aussi les plus consommatrices en temps pour la prise de décision par l’équipe. Le consensus c’est quand chacun des membres de l’équipe peut dire « Je crois que tout le monde comprend mon point de vue initial. Je comprend clairement le point de vue de la décision que nous avons prise et je suis prêt à la soutenir, même si elle ne reflète pas mon point de vue initial ». Le consensus prend plus de temps à obtenir, mais sa mise en oeuvre est plus rapide puisque la décision est comprise et soutenue par tous. Un bémol cependant : ne supposez pas que le silence vaille pour accord. Assurez-vous que vous avez un vrai consensus et pas juste de pure forme.

Consentement général. C’est lorsque personne n’est en désaccord, c’est-à-dire que tout le monde est en fait d’accord pour mener l’action. C’est plus facile pour prendre de simples décisions comme « devrions-nous prendre la pause déjeuner maintenant ? » ou des décisions urgentes comme « Je vois de la fumée. Sortons de l’immeuble ». Les décisions importantes, complexes, sont par contre des types de décision moins faciles à prendre. Dans ce cas, c’est le consensus qui s’applique généralement pourvu qu’il s’agisse d’un consensus réel.

« Plouf ». C’est toujours une méthode inefficace de prise de décision, c’est pourquoi elle ne figure pas sur le schéma. C’est la décision par absence de décision. Quelqu’un suggère une idée, personne ne répond et la conversation continue. L’idée a fait plouf. En réalité, une décision a bien été prise - la réponse était « non » - mais elle n’a pas été reconnue comme une décision. Souvent, la personne qui a fait la suggestion se sent ignorée, ce qui aura une incidence sur sa motivation à donner plus d’idées les prochaines fois.

Le modèle de prise de décision situationnelle par l’équipe.

Situational_Team_Decision_Model_fr.pngAvant de prendre une décision d’équipe, déterminez d’abord comment la décision sera prise, quelle méthode de prise de décision sera utilisée. Pour choisir la bonne méthode, répondez à ces questions :

1. Disposez-vous déjà de toutes les informations dont vous avez besoin et savez-vous déjà tout ce que vous devez savoir ?

2. Quelle est l’importance de l’impact de la décision sur la réalisation de la mission par l’équipe et comment cela impacte-t-il les membres de l’équipe ?

Si vous disposez de toute l’information nécessaire, la décision n’est pas critique pour la mission et n’impacte pas les autres, allez-y, prenez vous-même la décision. Ne faites pas perdre de temps aux autres.

Toutefois, si la réussite de la mise en oeuvre est essentielle et dépend des autres, il est dans votre intérêt de les impliquer au plus tôt dans la prise de décision. Sinon, vous prenez le risque de prendre une décision qui semblerait un choix judicieux, mais qui va échouer lors de sa mise en oeuvre par manque de compréhension et de soutien de la part des personnes qui doivent la mettre en place.

Plus les autres sont impactés par la décision, plus ils devraient être impliqués dans la prise de décision. Plus l’impact augmente, plus le type de méthode de la prise de décision augmente dans son niveau d’implication. Une décision qui a un grand impact requiert le consensus, même lorsque vous pensez que vous savez déjà quelle est la bonne décision.

Un bon processus de consensus, lorsque les membres de l’équipe mettent de côté leurs egos et besoins personnels et se concentrent sur la mission, générera une décision de grande qualité. Et suite au processus, les membres de l’équipe développeront une compréhension plus profonde des problématiques et un plus grand engagement dans la décision, garantissant une mise en oeuvre plus rapide et plus paisible.

Et pour l’urgence ?

Que se passe-t-il si vous n’avez pas le temps d’impliquer les autres ? Est-ce que ce ne serait pas variable ? Effectivement, si l’immeuble est en feu et que la fumée passe en-dessous de la porte, cela n’a pas de sens de rassembler le groupe pour discuter des options. Pourtant, beaucoup de situations ne sont pas aussi urgentes qu’il semblerait.

Nous avons tous connu l’expérience d’être pressé et de prendre une décision que nous avons regrettée plus tard. La même chose peut arriver avec les équipes. Il est important d’être conscient du potentiel des mauvaises décisions sous la pression forte d’une date limite, et de considérer le bénéfice à court terme d’une décision rapide par rapport aux conséquences à long-terme d’une mauvaise mise en oeuvre qui nécessite de refaire des choses.

Ce que votre équipe doit savoir

Lorsque vous demandez des informations aux autres, soyez clair sur la méthode de prise de décision qui sera utilisée et sur leur influence réelle dans la décision. Sont-ils consultés pour avis ou disposent-ils d’un réel pouvoir de vote ?

Lorsque les personnes connaissent à l’avance le rôle qu’elles joueront dans le processus de prise de décision, elles seront moins susceptibles de critiquer une décision qui ne produit pas ce qu’elles auraient souhaité.