Source : How to Run A Coaches Clinic (Coaches Clinic v1.6)
Auteur : Roger Brown
Date : 11/06/2013

Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 07/03/2014

Traduction :

Contexte

agile_crossing.jpg logo_scrum_alliance.jpg

J'ai récemment eu le plaisir de faciliter ma troisième Coach Clinic lors d'une conférence Agile. La dernière était le Scrum Alliance Gathering 2013 qui se tenait à Las Vegas (SGLAS). Les événements précédents étaient le Scrum Gathering Seattle en 2011 et Agile 2012. Plusieurs personnes nous ont demandé des conseils sur la facilitation de la clinique, j'ai donc décidé de résumer le processus actuel.
Une Coach Clinic est un service mis à disposition des participants de la conférence pour obtenir de l'aide gratuite de la part de coachs expérimentés. Les coachs bénévoles sont recrutés parmi le public de la conférence, un processus est défini pour permettre aux participants de s'inscrire à de courtes séances avec des coachs et un espace est créé pour ces séances. Le service est rendu disponible pour la durée de la conférence, en permettant la rencontre entre les coachs et les participants au sein de l'espace concerné. Il s'agit d'une excellente occasion pour les gens de se rencontrer et d'apprendre les uns des autres, aussi bien pour les coachs que les clients du coaching.
Cette approche a évolué au fil des expériences, des retours des participants et des contributions de ceux qui avaient facilité des services similaires lors d'autres événements. Cette recette constitue un bon point de départ pour concevoir votre propre clinique.

coaching_space.jpg
Espace

Voici quelques critères idéaux pour un espace de coaching:
  • Ouvert et visible pour les participants de la conférence qui passent devant.
  • Situé dans une zone séparée, dédiée et à côté du flux de participants qui se dirigent vers leurs autres activités.
  • Des tables et des chaises pour avoir des conversations avec 2 à 5 personnes.
  • Des canapés sont envisageables, mais les tables se révèlent plus utiles.
  • Suffisamment de calme pour tenir les conversations.
  • Pour Agile 2012, nous avions 8 tables.



Matérielmaterials.jpg

  • Des paperboards / tableaux, au minimum 1 pour deux tables, et des marqueurs
  • Des post-its, des rames de papiers, des bristols, ... pour prendre des notes au cours des séances de coaching.
  • Des goodies, comme par exemple des casquettes avec le logo du sponsor de la clinique.
  • Un grand tableau blanc pour les inscriptions.
  • Des paperboards / tableaux pour les feedbacks.




marketing.jpgPublicité

  • Nous faisons un peu de publicité avant l'événement en décrivant la clinique sur le site du programme de la conférence et en envoyant des messages sur certains médias sociaux. La clinique est également décrite dans le programme de l'événement imprimé.
  • La clinique est rapidement présentée lors du discours d'ouverture de l'événement.
  • Une signalisation est placée près de la clinique (une bannière ou des flèches).
  • Les coachs se voient attribués des casquettes de baseball pour faire un peu de pub à la clinique.
  • Les participants reçoivent une casquette (de couleur différente) lors de leur visite à la clinique, même si nous n'en avons pas vu beaucoup les porter lors du dernier Scrum Gathering.


logo_CSC.jpg
Coachs

Les Coaches Clinics que nous avons organisées, s'insèrent dans le programme de certification des coachs de la Scrum Alliance.

criteria.jpgLes coachs sont des bénévoles qui participent à l'événement pour des raisons qui leur sont propres. Nous sélectionnons soigneusement les coachs à l'avance en sollicitant des volontaires dans la population des coachs expérimentés. Nous avons systématiquement des candidatures bénévoles de la part de coachs, nous avons donc défini un ensemble de critères pour que le facilitateur de la clinique puisse choisir. Par exemple, nos critères pour Agile 2012 étaient les suivants :
  • Certified Scrum Coach
  • Certified Scrum Trainer
  • ICAgile Certified Coach
  • International Coaching Federation Certified Coach travaillant avec la communauté Agile
  • Conférenciers Agile 2010 - 2012
  • Coachs actifs avec une expérience de 3 ans minimum, et dont la personne qui se porte garante satisfait aux critères mentionnés précédemment.

Pour Agile 2012, nous avons créé un site web où les coachs bénévoles pouvaient s'inscrire bien à l'avance et demander des créneaux horaires particuliers. Environ la moitié de nos coachs provient de ce site web, l'autre moitié nous a rejoint lors de la conférence.

appointments.jpgRendez-vous

  • Les rendez-vous sont de 15 minutes. Le client peut demander deux rendez-vous de suite ou simplement prolonger la séance si aucune personne n'attend.
  • Les heures normales de clinique s'intercalent pendant les pauses entre les sessions de l'événement, une heure avant la première session et une heure après la dernière session.
  • Les gens peuvent s'inscrire à plusieurs rendez-vous.
  • Les gens peuvent entrer et obtenir un rendez-vous immédiat si un coach est disponible.
  • Les coachs sont libres de rester dans l'espace à d'autres moments et servir les participants qui ont choisi de sauter des sessions de la conférence, mais la présence des coachs n'est pas garantie sur cette période de temps.



process_1.jpgProcessus

  • Les participants peuvent demander un rendez-vous en remplissant un post-it et en le plaçant dans la timebox concernée sur le tableau des inscriptions.
  • Le post-it porte le nom (le prénom suffit) et le sujet concerné. Le sujet permet au facilitateur et aux coachs de faire correspondre les sujets à leurs domaines d'expertise. C'est rarement nécessaire mais souvent bien accueilli.
  • Les participants peuvent demander un coach spécifique en le nommant sur le post-it mais nous ne garantissons pas que l'enchaînement des rendez-vous le permettra. C'est aux coachs de confirmer s'ils sont d'accord ou non. Par le passé, nous avons vérifié qu'une telle garantie était difficile à respecter par des bénévoles qui participent en même temps à l'événement.
  • Les clients sont mis en relation avec leurs coachs soit par le facilitateur soit par un coach disponible. Les conversations se tiennent alors à une table. La séance est timeboxée en fonction.
  • Les participants reçoivent une casquette (ou tout autre goodies) et sont invités à laisser leur feedback avant de sortir.
process_3.jpg process_2.jpg


Outilstools_1.jpgtools_2.jpg
  • Le tableau d'inscription est l'outil le plus imposant. Son but est de fournir un lieu pour les inscriptions des clients. Nous avons essayé différents modèles de tableaux. Le dernier consiste simplement en un espace pour un maximum de 5 post-its pour chaque tranche de temps d'un quart d'heure à chaque date de l'événement.
  • Par le passé, nous avons tenté d'avoir un tableau en parallèle pour que les coachs indiquent leurs créneaux préférés. Lors du dernier événement (SGLAS), nous avons abandonné cette pratique pour plus de simplicité, et ça a eu l'air de bien fonctionner sans.
  • Un tableau des feedbacks est amusant et utile. Nous avons expérimenté plusieurs modèles. Lors du SGLAS, nous avons utilisé deux colonnes : "Qu'avez-vous aimé ?" et "Que faudrait-il pour que ce soit parfait ?".
  • Les feedbacks de chaque journée sont déplacés dans un autre endroit pour laisser la place aux feedbacks de la journée en cours. Les feedbacks des journées précédentes sont positionnés à proximité pour faire un peu de publicité auprès des participants qui passent par là. Nous les avons mis sur un autre tableau ou sur le tableau des inscriptions des journées précédentes.
  • De même, les sujets des clients de la journée sont déplacés vers une fiche de synthèse pour faire de la publicité.
  • Les clients sont comptabilisés sur un graphique mural et reportés sur le graphique des inscriptions des journées précédentes.


coaching.jpgCoaching
  • Une réunion de lancement a lieu la veille au soir avec les coachs qui peuvent être présents. C'est le moment privilégié pour se mettre d'accord sur le protocole et l'espace de coaching.
  • Nous demandons à ce que les coachs respectent l'aspect communautaire de l'événement et qu'ils n'en profitent pas pour vendre leurs services pendant le rendez-vous. L'échange de cartes de visite pour de futurs contacts est accepté.
  • Le pair coaching est autorisé et encouragé lorsque l'offre de coaching dépasse la demande. Il s'agit d'une excellente occasion pour les coachs d' apprendre l'un de l'autre.
  • Le coach observateur est encouragé pour les personnes qui sont intéressées par développer leurs compétences en coaching. Nous suggérons au coach principal de demander la permission du client pour avoir un coach observateur.
  • La clinique est une opportunité pour mettre en oeuvre rapidement les compétences de coaching. Vous avez peu de temps pour déterminer le type d'aide que vous pouvez fournir. Commencez par demander au client comment vous pouvez l'aider. Posez suffisamment de questions pour déterminer si le client trouve de lui-même les réponses au sujet qui l'intéresse. Si vous pensez qu'il le peut, utilisez vos compétences de coaching pour l'aider à trouver les réponses. Si le client est simplement à la recherche d'informations, partagez votre expertise sur le sujet.
  • Les rétrospectives de fin de journée sont très intéressantes, mais difficilement faisables étant donné les sessions et autres activités en parallèle. Une autre solution consiste à maintenir en parallèle un tableau de rétrospective pour les coachs.


facilitation.jpgFacilitation
La clinique ne s'auto-gère pas d'elle-même. Nous pensons que la présence d'un facilitateur est importante.
Les missions du facilitateur sont les suivantes :
  • Recruter et sélectionner les coachs.
  • Faire la publicité de ce service de clinique.
  • Mettre en place l'espace.
  • Rassembler les coachs pour définir le protocole de coaching, et mener les rétrospectives quotidiennes.
  • On notera que l'équipe des coachs est une meute de chats, ce ne sont jamais les mêmes chats d'un jour à l'autre.
  • Concevoir le tableau des inscriptions et les autres artefacts nécessaires.
  • Lisser le flux des clients.
  • Maintenir l'espace réservé au coaching.
  • Mettre en relation les clients et les coachs en fonction de leur disponibilité ou de leur expertise.
  • Maintenir à disposition le matériel de coaching.
  • Maîtriser le processus, la comptabilisation des clients, le rappel des feedbacks, déplacer des artefacts quotidiens vers l'espace de synthèse pour laisser la place aux artefacts de la nouvelle journée.
  • Faire respecter "en douceur" la durée de 15 minutes des timebox de coaching lorsque d'autres clients attendent.
  • Déléguer ses missions lorsque le facilitateur principal n'est pas disponible.


flowmaster.jpgFlowMaster
  • Nous avons pensé qu'il était très utile d'avoir un préposé à l'accueil de la clinique, près du tableau des inscriptions pour répondre aux questions, encourager les clients potentiels et mettre en relation les clients avec les coachs disponibles. Selon notre expérience, il s'agit généralement du facilitateur de la clinique, mais cela peut être n'importe quel autre coach. Le terme que nous avons utilisé lors du SGLAS était "FlowMaster", un nom de marque associé aux systèmes de plomberie et d'évacuation aux États-Unis.
  • Un autre travail du préposé à l'accueil est d'aller chercher les coachs qui se trouvent dans les alentours lorsque la demande dépasse l'offre de coaching. Les coachs ont tendance à se rassembler dans des petits groupes de discussion à proximité, une valeur supplémentaire pour les coachs participants.


Format alternatif
Lors du Scrum Gathering à Amsterdam en 2010, un groupe de Certified Scrum Coaches a utilisé un format différent. La principale différence est que les séances de coaching étaient organisées pour des groupes de personnes intéressées par des sujets particuliers, un peu plus comme un open space spécifique au coaching. Vous pouvez en trouver une description ici : http://www.slideshare.net/kalteneckerSigi/scrum-clinic-amsterdam-2010.

Résumé
La Coach Clinic fait maintenant partie intégrante des rassemblements de la Scrum Alliance et des conférences de l'Agile Alliance. Nous avons essayé plusieurs variantes, avec plus ou moins de formalisme. Cette recette a bien fonctionné au SGLAS où nous avons eu 150 visites à la clinique sur une fréquentation totale de 500 personnes pour l'événement. Nous avons géré environ le même volume à Agile 2012 avec un processus un peu plus formel.
La recette décrite ici est indépendante du domaine, une clinique similaire peut donc fonctionner à n'importe quel type de conférence où il y a des participants curieux et des coachs expérimentés.

Remerciements
Je remercie tous les supers coachs qui sont intervenus dans les cliniques. J'adresse des remerciements spéciaux aux quelques personnes qui ont contribué à la conception et à la gestion de mes cliniques et qui ont partagé avec moi leurs notes des cliniques auxquelles elles avaient précédemment participé : Mark Levison, Dhaval Panchal, Michael Tardiff, Peter Green, Kelley Harris.

Certaines photos ont été gracieusement fournies par la Scrum Alliance, Inc.

Auteur
Roger Brown
Scrum Alliance ™ Certified Scrum Coach et Trainer
www.agilecrossing.com

roger.brown.csc@agilecrossing.com
03/06/2013